О компании:
Новый Ростов — это муниципальный проект Министерства экономического развития Ростовской области — коворкинг, который финансируется за счет государственных средств. Он бесплатен для начинающих предпринимателей в течение 3-х лет после их регистрации в качестве ИП. Организация помогает начинающим бизнесменам оформить регистрацию, предоставляет им рабочее место и оказывает услуги по бухгалтерскому и юридическому консультированию. В компании работает более 30 человек.
Проблема:
Новый Ростов крайне нуждался в едином информационном пространстве, которое позволило бы коворкингу быстро формировать договора с резидентами, удобно хранить всю эту многочисленную документацию и готовить точные, без расхождений ежемесячные и годовые отчеты для проверяющих органов.
Что мы сделали:
-
Настроили CRM нетипичным способом: сделки — договора, контакты — предприниматели и их сотрудники, компании — резиденты, юр.лица.
-
Составили шаблоны договоров.
-
Создали новые поля под сферу деятельности, настроили карточки.
-
Настроили систему создания и хранения документов (реестр).
-
Создали отдельное приложение, которое позволяет из лидов, сделок и писем формировать отчеты в необходимом формате:
- с запросом клиента;
- с ответом от организации;
- с контактными данными;
- с юридическими адресами и т.п.
7. Поставили CRM-форму на сайт, интегрировали с Битрикс24.
8. Провели обучение сотрудников.
Результат:
-
Так как коворкинг обслуживает в месяц порядка 300 резидентов и проводит более 1000 консультаций, составить даже ежемесячный отчет без CRM-системы было очень долго и затруднительно. Это сотни тысяч бумаг. А на создание годового отчета у сотрудников уходило до 3-х недель, но расхождения были неизбежны. Сейчас отчеты формируются быстро и без расхождений.
-
Благодаря тому, что сделки мы “превратили” в договоры, сотрудникам коворкинга стало удобно отслеживать тех резидентов, у которых договор обслуживания подходит к концу. Для этого им достаточно отфильтровать договоры по дате заключения.
-
Все рабочие коммуникации между сотрудниками были перенесены в Битрикс24. Насколько это удобно, сотрудники полноценно смогли оценить в пандемию в 2020 году.
