Факториум
Компания
  • О компании
  • Сертификаты
  • Отзывы
  • Эксперты
  • Партнеры
  • Реквизиты
  • Документы
Заказать
  • Тарифы услуг
    • Индивидуальная разработка
    • Техническая поддержка
    • Готовые решения
  • Облачный Битрикс24
  • Коробочный Битрикс24
Услуги
Проекты
  • Документооборот
  • Коробочная версия
  • Бизнес-процессы
  • 1С
  • Внедрение Битрикс24
  • Техническая поддержка,
  • Лучшее
Полезное
Контакты
Ещё
    Задать вопрос
    Личный кабинет
    +7 (905) 455-95-14
    Заказать звонок
    info@faktorium.ru
    Ростов-на-Дону, ул. Максима Горького 143
    • Вконтакте
    • Facebook
    • Instagram
    +7 (905) 455-95-14
    Заказать звонок
    Личный кабинет
    Факториум
    Студия автоматизации
    и развития бизнеса
    Компания
    • О компании
    • Сертификаты
    • Отзывы
    • Эксперты
    • Партнеры
    • Реквизиты
    • Документы
    Заказать
    • Тарифы услуг
      • Индивидуальная разработка
      • Техническая поддержка
      • Готовые решения
    • Облачный Битрикс24
    • Коробочный Битрикс24
    Услуги
    Проекты
    • Документооборот
    • Коробочная версия
    • Бизнес-процессы
    • 1С
    • Внедрение Битрикс24
    • Техническая поддержка,
    • Лучшее
    Полезное
    Контакты
      Факториум
      Компания
      • О компании
      • Сертификаты
      • Отзывы
      • Эксперты
      • Партнеры
      • Реквизиты
      • Документы
      Заказать
      • Тарифы услуг
        • Индивидуальная разработка
        • Техническая поддержка
        • Готовые решения
      • Облачный Битрикс24
      • Коробочный Битрикс24
      Услуги
      Проекты
      • Документооборот
      • Коробочная версия
      • Бизнес-процессы
      • 1С
      • Внедрение Битрикс24
      • Техническая поддержка,
      • Лучшее
      Полезное
      Контакты
        Факториум
        Факториум
        • Мой кабинет
        • Компания
          • Назад
          • Компания
          • О компании
          • Сертификаты
          • Отзывы
          • Эксперты
          • Партнеры
          • Реквизиты
          • Документы
        • Заказать
          • Назад
          • Заказать
          • Тарифы услуг
            • Назад
            • Тарифы услуг
            • Индивидуальная разработка
            • Техническая поддержка
            • Готовые решения
          • Облачный Битрикс24
          • Коробочный Битрикс24
        • Услуги
        • Проекты
          • Назад
          • Проекты
          • Документооборот
          • Коробочная версия
          • Бизнес-процессы
          • 1С
          • Внедрение Битрикс24
          • Техническая поддержка,
          • Лучшее
        • Полезное
        • Контакты
        • +7 (905) 455-95-14
        info@faktorium.ru
        Ростов-на-Дону, ул. Максима Горького 143
        • Вконтакте
        • Facebook
        • Instagram
        • Главная
        • Полезное от Факториум
        • Статья
        • Как решить проблемы “ручного” документооборота с помощью Битрикс24?

        Как решить проблемы “ручного” документооборота с помощью Битрикс24?

        5 июля 2021
        Статья

        Главная на сайт (1).png

        К нам часто приходят компании с одной единственной задачей — автоматизировать документооборот.

        Для больших организаций, это, действительно, то место, которое болит. В связи с большим количеством договоров, приложений, актов и сложным, многоуровневым процессом согласования договоров, в компаниях наблюдаются такие проблемы:

        • Нежелание менеджеров этим заниматься. “Всё, что угодно, только не документы!”
        • Огромная свалка бумаг на столе каждого сотрудника, в которой сложно разобраться и что-то найти, как следствие, постоянная потеря документов.
        • Потеря самой последней, актуальной версии в связи с тем, что согласования договоров занимают недели и месяцы.
        • Корректировка договоров вручную, что чревато ошибками в реквизитах, доработкой документов и падением репутации компании в глазах клиента.

        Как этот процесс можно сделать простым, легким и практически незаметным? С помощью автоматизации!

        Расскажу, как это можно реализовать, на примере Битрикс24.

        Для того, чтобы избавить компанию от заморочек с документооборотом, достаточно создать специальный бизнес-процесс, который нажатием одной кнопки и проставлением “галочки” в нужном месте, позволил бы менеджеру сформировать весь пакет документов.

        Для этого важно заранее подготовить все шаблоны документов: договоры, КП, счета, доп.соглашения, акты. Желательно, чтобы документы сразу составлялись юристами, во избежание их дальнейшей правки или замены.

        Как происходит автоматическое формирование документов?

        В нужный, выбранный менеджером шаблон документа сами собой подтягиваются все необходимые данные клиента из CRM. Поэтому, чтобы бизнес-процесс работал стабильно и без сбоев, важно, чтобы менеджеры заполняли все необходимые поля по своим клиентам. К таким полям относятся, например, название фирмы, ее полные реквизиты и т.д.В зависимости от типа документа и сферы деятельности компании нужно предусмотреть дополнительные поля в CRM, которые вводятся менеджером вручную, а затем автоматически подтягиваются в шаблон конкретного документа. Например, срок доставки. В зависимости от товара, он может занимать от 1 недели до 30 дней. Заполняя поля в сделке, менеджеру необходимо вручную указать этот срок, а система автоматически подтянет эту строку в текст договора.

        Описанный способ — всего лишь один из возможных вариантов автоматизации процесса по созданию документов. Все компании работают по-разному, и автоматизировать документооборот с помощью Битрикс24 можно разными путями.

        Автоматически созданный документ можно:

        • сохранить на общем диске в docx — без печати или в pdf — с печатью и подписью факсимиле;
        • сразу отправить отправить на почту клиента.

        Для удобства менеджера или бухгалтера, можно настроить отслеживание судьбы любого документа по его статусу. Эта настройка позволяет в любой момент времени видеть, где находится документ, подписан он уже или нет. А для того, чтобы менеджер не забывал менять статусы документов, ему приходят автоматические напоминания ежедневно до тех пор, пока он этого не сделает.

        Чтобы не теряться в большом количестве документов, важно создать для них единый реестр, в котором их можно удобно найти с помощью различных фильтров.

        Автоматизация документооборота существенно экономит время сотрудников и защищает их от ошибок по невнимательности, которые часто происходят при создании документов вручную. Но чтобы новый бизнес-процесс стал по-настоящему эффективным в компании, важно обучить менеджеров правильно работать с ним. По опыту, саботажники в этом вопросе — большая редкость, так как все сотрудники настолько устали и измучились с бесконечной бумажной волокитой, что безумно рады доверить это дело умной системе и с готовностью учатся работать по-новому.

        Если вам нужна помощь в автоматизации бизнеса или в обучении сотрудников работе в Битрикс24, обращайтесь за помощью в Факториум! У нас более 200 реализованных проектов, а наша консультация абсолютно бесплатна!

        Заказать консультацию

        Подписаться на
        рассылку пакет

        Будьте в курсе последних новостей отрасли

        Подписаться
        • Комментарии
        Загрузка комментариев...
        Назад к списку
        Внизу страницы
        Услуги
        Компания
        О компании
        Сертификаты
        Отзывы
        Эксперты
        Партнеры
        Реквизиты
        Документы
        Проекты
        Пресс-центр
        Контакты
        Подписка на рассылку
        +7 (905) 455-95-14
        Заказать звонок
        info@faktorium.ru
        Ростов-на-Дону, ул. Максима Горького 143
        • Вконтакте
        • Facebook
        • Instagram
        Версия для печати
        Политика конфиденциальности
        © 2023 Все права защищены.
        +
        // //Скрипт отзывов
        Заказать звонок
        Написать сообщение