Автоматизация Вашего бизнеса это
Наша профессия
Как правильная постановка задач в Битрикс24 поможет увеличить продуктивность сотрудников
Многие руководители сталкиваются с проблемой, когда поставленные задачи выполняются неправильно, слишком долго или не так, как было нужно. И когда это происходит, начальнику приходится снова вникать во все вопросы или даже переделывать работу – то есть, переключаться со своих ключевых обязанностей на дела линейных сотрудников. Конечно, это затягивает процесс выполнения задачи и снижает эффективность и результаты работы всей команды. И хорошо, когда такое случается редко. Если же руководитель сталкивается с подобным на постоянной основе – это уже повод задуматься.
Но не спешите увольнять команду и собирать новую. Если вы думаете, что в неправильном выполнении и затягивании сроков задачи виноваты только работники, то это не всегда так. Вспомните фразу «Как корабль назовёшь, так он и поплывёт». То же самое происходит и в рабочих процессах – как задачу поставишь, так она и будет выполнена.
Действительно, результат поручения также зависит от того, как оно было поставлено. Ведь сроки выполнения могут затягиваться не только потому, что сотрудник намеренно откладывает задачу и прокрастинирует, но и потому, что совсем не понял задание или понял его не так, как задумывал руководитель.
Но как же ставить задачи так, чтобы они выполнялись качественно и в срок?
1. Трекинг задач.Начнём с того, что держать все поручения в голове или на бумажке – не лучшая идея. При использовании таких способов постановки очень высок риск забыть проконтролировать какую-либо важную задачу или запутаться в своих же поручениях. Поэтому для эффективной работы руководителю важно использовать какую-либо программу для постановки и отслеживания задач. Наиболее полный функционал для этого предоставляет внедрение битрикс 24 .
2. Распределение ролей.Каждый сотрудник должен чётко знать свою зону ответственности. Какую роль он выполняет в этом поручении? В битрикс24 при постановке задач есть несколько вариантов ролей:
- Ответственный. Человек, которому необходимо выполнить поставленное поручение. При этом ответственных может быть несколько – тогда после постановки задачи руководителем у каждого из них появится своя задача.
- Постановщик. Тот, кто ставит задачу. В Битрикс24 постановщиком может быть не только руководитель. Каждый сотрудник имеет возможность ставить задачи своим коллегам или даже самому себе.
- Соисполнитель. Тот работник, который участвует в выполнении задачи, но не является ответственным.
- Наблюдатель. Сотрудник, не участвующий поручении, но следящий за его исполнением.
Когда все роли учтены, каждый сотрудник знает зону своей ответственности, а значит – чувствует себя комфортно и работает продуктивнее.
3. Конкретное и чёткое описание действий и результата.Когда формулировки задания размыты, высока вероятность, что поручение будет выполнено неверно. Поэтому важно, чтобы задачи руководителя были конкретными, чёткими и структурированными. В битрикс 24 для этого есть удобные чек-листы, в которых можно разложить крупную задачу на определённые действия (и даже назначить разных ответственных за каждый пункт чек-листа). А также в системе есть возможность ставить подзадачи к задачам.
4. Ограничение по срокам.Задача без срока будет успешно отложена в долгий ящик, поэтому каждому поручению важно ставить дедлайн. И такие ограничения, как «чем быстрее, тем лучше» или «в ближайшее время» – не подойдут. Важно ставить точную дату и время. настройка битрикс24 позволяет не только устанавливать дедлайн задачи, но и включать учёт времени, а также выделять конкретный тайминг на то или иное задание.
Это даёт руководителю возможность отслеживать, сколько времени каждый сотрудник потратил на поручение. А работники при этом перестают растягивать выполнение задач и успевают сделать больше.
Таким образом, внедрение битрикс 24 делает процесс работы с задачами прозрачным и понятным, а также позволяет контролировать работу на любом этапе и соблюдать дедлайны. Это в свою очередь увеличивает продуктивность каждого сотрудника и повышает эффективность команды в целом.Пользуйтесь всеми преимуществами битрикс24, а если какие-то из инструментов вам всё ещё не понятны, обращайтесь за помощью к профессионалам. Напоминаем, консультация наших специалистов бесплатна!
