Как организовать эффективное взаимодействие между отделами компании в Битрикс24
Когда подразделения компании работают не слаженно, реализация любых проектов затрудняется – долго согласовываются документы, затягиваются сроки, теряется лояльность аудитории, уходят клиенты. Особенно остро это ощущается в организациях, в которых сроки реализации проекта зависят от работы нескольких отделов (например, в производстве).
Чтобы компания работала, как единый механизм, важно наладить эффективное взаимодействие между отделами. И в этом способна помочь настройка битрикс24 .
Давайте посмотрим, какие инструменты системы будут полезны для слаженной работы подразделений.
Задачи и проекты
В крупных компаниях, состоящих из нескольких подразделений, даже такой, казалось бы, простой процесс, как постановка задач, может стать большой трудностью для сотрудников. И если с назначением поручения ещё можно разобраться, то с его проверкой и контролем могут возникнуть проблемы.
Ещё одна трудность организаций в постановке задач между отделами заключается в том, что чаще всего информация подразделений хранится разрозненно, из-за чего задания могут выполняться некорректно и сдаваться после назначенного дедлайна (а это в свою очередь может вести к срыву сроков проекта).
Все вышеперечисленные неудобства можно решить с помощью блока битрикс 24 «Задачи и проекты». В системе есть возможность ставить задания с учётом времени и крайним сроком выполнения, а также включать проверку результата – в этом случае постановщику необходимо будет проверить результат и либо принять задачу, либо отправить её на доработку.
А благодаря чек-листам есть возможность разбить крупную задачу на пункты и наглядно видеть, на каком этапе находится её реализация. Это удобно, когда одно поручение выполняют сотрудники разных подразделений – у каждого из них есть понимание, на каком этапе выполнения находится задание в данный момент.
Также функционал задач позволяет общаться в комментариях – переписываться и прикреплять файлы. Сотрудникам не придётся видеться лично, чтобы обсудить выполнение поручения, оставить замечания и внести правки, или писать сообщения в диалоге, где информация может затеряться – всё можно решить в комментариях к задаче.
Диск
Очень часто важные документы компании хранятся на личных компьютерах сотрудников. А это усложняет процесс передачи файлов другим работникам и подрывает вопрос их безопасности (ведь в нужный момент документ может затеряться на рабочем столе, случайно попасть в корзину или оказаться у сотрудника, который не должен был его видеть).
Инструмент битрикс24 Диск способен решить обе проблемы. Во-первых, обезопасить данные с помощью прав доступа (можно ограничить просмотр файлов для определённых сотрудников). А во-вторых, упростить процесс передачи необходимых документов, загружая всё в нужные папки диска. Так при согласовании документов не придётся подходить к каждому лично (особенно это экономит время, когда у компании большой офис или подразделения находятся в разных зданиях / городах). А также это удобно при работе с удалёнными сотрудниками или при взаимодействии с аутсорсными работниками.
Также удобной возможностью является общее редактирование файлов – сотрудники из разных подразделений могут вместе корректировать документы в режиме реального времени, находясь при этом в разных кабинетах, зданиях и даже странах.
Чаты
Во многих компаниях сотрудники привыкли решать рабочие дела в мессенджерах. И часто бывает так, что один отдел общается в WhatsApp, другой – в Телеграм, а третий вообще в ICQ (да-да, и такое до сих пор встречается). Из-за этого связаться с каким-либо работником из другого подразделения очень сложно – приходится тратить много времени на поиск нужного контакта.
внедрение битрикс 24 упрощает этот процесс – внутри системы находится целая социальная сеть для сотрудников, которая легко может заменить любой сторонний мессенджер. Найти и связаться с нужным коллегой гораздо проще – на портале Битрикс24 заполнены имя, фамилия и даже номер телефона каждого сотрудника.
В чатах у работников есть возможность обмениваться сообщениями, прикреплять необходимые файлы, а также создавать общие беседы под разные цели. Всё это позволяет сотрудникам разных отделов оперативно обмениваться необходимой информацией, не вставая со своего рабочего места и не переключаясь на стороннюю соц. сеть.
Календарь
Планирование совместной встречи сотрудниками разных отделов также часто вызывает трудности. На согласование может уйти много времени – пока освободится минутка для обсуждения, пока вспомнятся все запланированные дела, пока найдётся промежуток для встречи, свободный у обоих работников.
В Битрикс24 есть удобный календарь, позволяющий сотрудникам планировать совместные события. При этом чтобы выбрать подходящее время, достаточно открыть календарь и отобразить планы коллеги. Далее останется найти, какое время свободно у обоих, и запланировать совместную встречу. Так можно избежать ситуаций, когда встреча уже запланирована, а в итоге оказывается, что в это время у одного из коллег по плану другие задачи.
Важно понимать, что общение в команде имеет огромное значение для организации как на уровне сотрудников, так и на уровне отделов компании. Поэтому избежать потери клиентов и лояльности аудитории можно, внедрив в свой бизнес систему.Чтобы в полной мере оценить возможности того или иного инструмента Битрикс24, записывайтесь на бесплатную демонстрацию Битрикс24 от наших специалистов.
