Для того, чтобы задача была выполнена именно так, как вы задумывали, ее важно правильно донести до исполнителя.
Есть проверенный способ постановки задач, который неизменно приводит к нужному результату. Он состоит из 12 шагов и может показаться слишком длинным. Но это только на первый взгляд! Стоит потренироваться и несколько раз поставить задачи подчиненным или коллегам таким образом, чтобы начать пользоваться им постоянно.
Итак, “Метод эффективного распоряжения”.
Шаг первый. Привлечение внимания. Важно понимать, что любую задачу, просьбу и распоряжение другому человеку нужно давать так, чтобы он понял, что обращаются именно к нему. Лучше если общение происходит один на один. Или же, если это физически невозможно, например, все сотрудники находятся в одном помещении, важно назвать человека по имени и дать понять, что обращаетесь именно к нему.
Шаг второй. Проверка состояния собеседника. На работе каждый сотрудник выполняет свои определенные обязанности. Важно убедиться, что в данный конкретный момент, когда вы обращаетесь к подчиненному или коллеге, он готов воспринимать информацию и не занят чем-то важным, на чем сосредоточены все его мысли.
Шаг третий. Формулировка общей цели. Чтобы сотрудник с энтузиазмом воспринял задачу, важно, чтобы он понимал, какую цель решение этой задачи даст ему и компании в целом. Если он не понимает, зачем это нужно делать, нельзя требовать от него искренней вовлеченности в задание.
Шаг четвертый. Четкая формулировка задачи. Сотруднику должно быть максимально понятно, что от него хотят.
Шаг пятый. Декомпозиция задачи по шагам. Если задача сложная, масштабная или длительная по времени, важно совместно с ответственным сотрудником разделить ее на более мелкие участки.
Шаг шестой. Отсылка к нужным ресурсам. Чтобы сотрудник точно и вовремя решил поставленную перед ним задачу, важно адресовать его к верным источникам информации. Например, чтобы новый менеджер понял, как работает отдел продаж и прошел первичную аттестацию, ему нужно пройти вводный обучающий курс на вашем портале. Именно обучающий курс, именно на вашем портале.
Шаг седьмой. Обозначение сроков и успешности решения задачи. Ваш подчиненный или коллега должен понимать, по каким критериям задача ему поставленная будет считаться успешно реализованной.
Шаг восьмой. Проверка понимания. Попросите сотрудника подтвердить, что, когда, зачем и как ему следует сделать.
Шаг девятый. Указание на возможные ошибки. Если в пересказе задачи что-то неверно, важно сразу скорректировать эти моменты и исправить ошибки в понимании задания.
Шаг десятый. Усиление личной мотивации. Любому человеку важно услышать, что он молодец. Поэтому обязательно сделайте акцент на сильных качествах сотрудника. Скажите, что вы поручаете это задание именно Виктору, так как он особо силен в отчетах, ему свойственна усидчивость, внимательность и ответственность.
Шаг 11. Разрешение к действию. Важно сказать сотруднику, когда он может приступать к решению порученной задачи. Если это можно сделать прямо сейчас, так об этом и скажите.
Шаг 12. Пометка “на контроль”. Порученное задание важно проконтролировать по мере готовности и дать обратную связь сотруднику.
Этот алгоритм абсолютно универсален и подходит как для личного общения, так и для постановки задач с помощью различных сервисов — Trello, Битрикс24 и т.д. Если у ваших сотрудников есть проблемы с пониманием и реализацией поставленных перед ними задач, попробуйте поработать с ними по этому алгоритму! Уверены, результат вас приятно удивят!
Работа с задачами удобно реализована в Битрикс24. Если нужна подробная консультация по возможностям системы, обращайтесь за бесплатной консультацией к нашим специалистам.
