О клиенте.
РКК Стелла занимается разработкой и реализацией рекламы в жилых многоквартирных домах. Рекламные стенды компании размещаются в таких городах, как Ростов-на-Дону, Батайск, Таганрог, Новочеркасск и Краснодар.
Проблемы клиента.
До обращения к нам у компании очень много времени уходило на формирование коммерческого предложения клиентам. Для этого даже был выделен специальный сотрудник, который всё рабочее время занимался формированием кп. Отправка также была достаточно долгая. Часть клиентов терялась из-за продолжительного ожидания.
Компания пришла к нам с запросом сократить процесс формирования и отправки коммерческого предложения.
Процесс внедрения, достигнутые результаты.
Мы предложили автоматизировать процесс формирования и отправки кп. Был создан шаблон с динамическими данными, которые меняются с каждым клиентом, и статическими, которые остаются неизменными в каждом файле.
В коммерческом предложении отображаются:
1. Информация по адресным программам рекламы;
2. Стоимость разного формата рекламы;
3. Информация по сфере деятельности клиента.
По последнему пункту важно уточнить, что РКК Стелла давно на рынке, поэтому у компании есть клиенты из более 200 сфер. До автоматизации на каждую сферу у них были шаблоны, как реклама выглядела для других компаний.
Благодаря бизнес-процессу всё стало намного проще: вводятся данные (формат, город, сфера деятельности и т.д.) и в зависимости от них подставляется нужная информация.
Если раньше менеджеры тратили на составление коммерческого предложения 1 час, то сейчас оно формируется самостоятельно за несколько минут, пока менеджер вводит данные.
Для отправки кп клиенту менеджеру вручную нужно было выполнить ряд действий: вбить номер заказчика, найти его в WhatsApp и т.д. Этот этап также был автоматизирован: после формирования коммерческое предложение сразу отправляется клиенту. Однако, чтобы диалог выглядел корректно, были сделаны 3 сообщения:
1. Приветственное, в которое автоматически подтягивалось имя заказчика.
2. Видеофайл с информацией о компании, в котором представитель рассказывает подробнее о работе организации, как выглядит реклама и насколько она эффективна;
3. Коммерческое предложение.
Сотрудники могут формировать коммерческое предложение повторно, если предыдущее не подошло клиенту. А также предварительно смотреть его, не отправляя клиенту, если в этом есть необходимость.
Преимущества внедрения.
Сотрудники «РКК Стелла» активно пользуются бизнес-процессом. Данная автоматизация упростила их работу: теперь на формирование коммерческих предложений уходит всего несколько минут. Компания не теряет потенциальных клиентов из-за долгого ожидания. А ответственный за формирование кп был переназначен в другой отдел на более значимую для организации должность.
