Автоматизация бизнес-процессов компании ООО «Учебный центр ЮТМ»

О клиенте.

ООО «Учебный центр ЮТМ» – организация, которая берёт на себя все вопросы в области охраны труда компаний:

• Помогает создать культуру безопасности и эффективно использовать инструменты охраны здоровья и безопасности труда.
• Делает производство безопасным, а руководство грамотным в вопросах культуры безопасности.
• Обучает работников знаниям, навыкам и умениям для профессионального развития и безопасного выполнения работ.

Проблемы клиента.

Так как компания является учебным центром, в ней работает отдел продаж и отдел обучения. Отдел продаж отвечает за обработку входящих заявок, за первичные и повторные продажи. Отдел обучения – за то, чтобы все клиенты, оплатившие обучение и подписавшие договор, вовремя получили необходимые доступы и документы согласно договору. А также, чтобы обмен оригиналами этих документов с их клиентами тоже произошёл вовремя.

До обращения к нам в компании 2 разных отдела работали с одной воронкой продаж – в ней велись и продажи, и процесс обучения, и обмен документами. Из-за чего возникал ряд проблем:

• Не было аналитики продаж;
• Путаница со сделками, неудобство в работе с ними;
• Невозможность руководителям отделов посчитать KPI сотрудников, отследить их эффективность;
• Невозможность понять, почему сделка задерживается и какой из отделов в этом виноват.

Процесс внедрения, достигнутые результаты.

Так как основная проблема была в том, чтобы закрыть вопрос с аналитикой сделок, т.е. с отслеживанием прихода денег в компанию, мы предложили разделить одну воронку на три. Спроектировали и настроили это решение.

Первая воронка отвечает за продажи и повторные продажи.

Вторая – «Деньги». В воронке в закрытых сделках хранятся фактические оплаты, а на рабочих стадиях – планируемые. Так клиент чётко видит план на этот месяц и фактически полученную сумму.

Третья воронка – «Обучение». В ней полностью ведётся процесс учебного отдела. Сотрудники не видят никаких сумм и лишней информации другого отдела.

Далее была спроектирована автоматизация посредством бизнес-процессов, чтобы сделки из нужного направления закрывались, при этом попадая в другие направления. А также чтобы необходимая информация с сохранностью передавалась из отдела продаж в отдел обучения.

Рассмотрим разработанную автоматизацию подробнее. Клиент работает по разным типам оплаты – предоплата, постоплата и аванс. В зависимости от типа договора мы проработали разные ветки ведения сделок.

При предоплате работает следующая схема: клиент приобретает продукт компании, оплачивает его и только после этого получает доступ к обучению.

В системе при завершении продажной сделки в направлении Первая продажа при типе оплаты «Предоплата» создаётся сделка в направлении «Деньги». После того, как сделка в этом направлении закрывается, создаётся новая в направлении «Обучение». И после того, как обучение закрывается, появляется Повторная продажа.

2. Постоплата

При постоплате сначала проходит обучение, потом компания получает деньги.

При этом типе после закрытия продажной сделки параллельно появляются сделки в воронках «Деньги» и «Обучение». И, соответственно, при завершении сделки по направлению «Обучение» появляется «Повторная продажа».

После завершения продажи появляется первая сделка на получение аванса в воронке «Деньги». Когда она закрывается, появляется 2 сделки: одна в воронке «Деньги», чтобы получить остаток средств, вторая – в направлении «Обучение».

Помимо этого, мы также спроектировали автоматизацию роботами для воронок Первая и Повторная продажа, Деньги. Она закрывает вопросы контроля и поступления оплаты, контроля менеджеров и руководителей.

Базово были проработаны стадии и карточки, а также проведено обучение в онлайн формате для руководителей и отдела продаж, в котором мы интерактивно вели сделку по стадиям.

Преимущества внедрения.

Разработанное нами решение избавило клиента от путаницы со сделками и облегчило сотрудникам работу с ними. Автоматизация упорядочила процесс попадания сделок в другие направления – информация с сохранностью передаётся из отдела в отдел.

У руководителей также появилась возможность следить за эффективностью работников и считать их KPI.

Компания осталась довольна промежуточным результатом, работа над проектом и доработка автоматизации продолжается.