О компании:
ГК “РУСТА” — это транспортно-логистический холдинг, который был создан на базе «Совтрансавто-Москва» и белорусского предприятия «Веставто». Компании 75 лет, она оказывает услуги в области городских, внутрироссийских, крупногабаритных, мультимодальных, ADR перевозок, оказания услуг таможенного брокера. В штате компании — более 50 человек.
Проблемы, с которыми обратился клиент:
- Долгая обработка клиентских запросов. Когда менеджеру поступал клиентский запрос на просчет, ему необходимо было вручную отправить его каждому логисту, затем проконтролировать ответы на эти письма, консолидировать их и выбрать тот вариант, который будет зафиксирован в коммерческом предложении для клиента (самый выгодный, самый быстрый, самый подходящий и т.п.). В результате, было очень много писем и переписка была растянута по времени. Менеджеры терялись, что, кому и по какому клиентскому запросу они отправили, на что и от кого получили ответ.
- Долгое согласование договоров. На каждый клиентский запрос в компании составляют договор, который проходит большую очередь согласования и проверок. Так как в этот процесс вовлечено большое количество людей, он был сильно затянут по времени.
Что мы сделали:
- Настроили раздел CRM, Задачи и проекты и универсальные списки для решения задач клиента.
2. Создали бизнес-процесс по обработке заявок от клиентов. Мы выстроили стадии внутри сделки, чтобы у менеджера, ведущего клиента, было понимание, на каком этапе находится запрос клиента: “отправлен логисту”, “получен ответ”, “сформировано КП” или “договор на согласовании”. В рамках бизнес-процесса запросы на просчеты автоматически отправляются ответственным логистам в выбранные компании. Для этого менеджеру нужно только заполнить первичные данные: откуда-куда, вид транспорта, дата завершения расчета и т.д. Когда все запросы отправлены, автоматически формируется реестр, в котором видно, запрос каких услуг сделал менеджер. Каждой услуге соответствует столько компаний, сколько выбрал менеджер. При каждом ответе менеджер получает уведомление о добавлении в реестр, который формируется внутри сделки. Его можно выгрузить в Excel, обработать и отправить клиенту. Когда реестр будет полностью заполнен, поменяется стадия сделки, а ответственный менеджер получит финальное уведомление о необходимости выставить КП.
3. Провели обучение сотрудников по работе в системе.
Результат:
Мы выстроили четкую универсальную логическую цепочку для всех услуг компании. Произведенные настройки помогли значительно сократить временные затраты сотрудников на выполнение тех же самых задач.
Преимущества от реализованного проекта:
Упростили отправку запросов, получение и консолидацию ответов. Менеджеры теперь экономят уйму времени на формировании и согласовании документов, а также обработке информации по клиентским запросам. Сократилось и само время просчетов, клиенты компании стали получать КП гораздо быстрее.
Итог: Клиент доволен полученными результатами. Сотрудничество продолжается. На очереди — создание бизнес-процесса по формированию договоров.
